Controladora

El responsable del tratamiento de datos en virtud de esta política de privacidad es Hygge Host Oy, número de identificación fiscal 3403109-1 ("Hygge Host", "nosotros").

Para cualquier pregunta relacionada con la protección de datos, puede ponerse en contacto con nosotros en booking@hyggehost.fi.

Qué cubre esta política de privacidad

Esta política de privacidad se aplica al tratamiento de datos personales cuando:

• usted utiliza nuestro sitio web
• usted contacta con nosotros
• Usted solicita información sobre nuestros servicios de alojamiento o administración.
• Usted realiza o gestiona una reserva de alojamiento.
• Desde nuestro sitio web, accederá a una ruta de reserva o servicio basada en Hospitable, Bókun o Duve.
• usted utiliza nuestros servicios de limpieza u otros servicios
• Usted se comunica con nosotros como cliente, huésped, propietario o socio.

Hygge Host Oy opera bajo un modelo de gestión de alojamiento y alquileres a corto plazo. Ofrecemos alojamiento y servicios operativos relacionados, principalmente en propiedades de terceros, pero gestionadas por Hygge Host Oy mediante un contrato. Para nuestros clientes, Hygge Host Oy actúa como proveedor de alojamiento y servicios en dichas propiedades. Este mismo principio se aplica a nuestros demás servicios, salvo que se indique expresamente en la descripción de un servicio concreto que este es prestado o vendido por un tercero.

A quién se aplica esta política

Esta política se aplica en particular a los siguientes grupos de interesados:

• visitantes del sitio web
• usuarios de formularios de contacto y contacto de WhatsApp
• personas que realizan reservas de alojamiento y huéspedes
• personas que realizan reservas de actividades
• propietarios de inmuebles y personas interesadas en los servicios para propietarios
• clientes que solicitan servicios de limpieza u otros servicios ofrecidos por separado
• personas que envían reseñas o comentarios.

Qué datos personales podemos procesar

Podemos procesar los siguientes datos personales según la situación:

4.1 Datos relacionados con el uso del sitio web

• dirección IP
• Información técnica sobre el navegador y el dispositivo.
• registro y datos de seguridad
• datos de cookies y análisis
• Datos sobre el uso de las páginas y la navegación.

4.2 Datos relacionados con los contactos y la comunicación por WhatsApp

• nombre
• dirección de correo electrónico
• número telefónico
• contenido del mensaje
• contenido de la comunicación de WhatsApp y datos relacionados en la medida en que nos envíe mensajes a través de WhatsApp
• cualquier otro dato proporcionado en el formulario.

Utilizamos el plugin Joinchat en nuestro sitio web, que muestra un botón de contacto que redirige a los usuarios a WhatsApp. El uso de este botón puede requerir el procesamiento de datos técnicos, como la dirección IP, datos del navegador, cookies o datos de clics, para el correcto funcionamiento del sitio web y la comunicación. Si decide contactarnos a través de WhatsApp, procesamos el contenido de su mensaje, sus datos de contacto y la información relacionada con la comunicación realizada mediante esta plataforma. La comunicación en sí también se lleva a cabo en WhatsApp, de acuerdo con sus propios términos y políticas de privacidad.

4.3 Datos relacionados con las reservas de alojamiento

• Nombre y datos de contacto de la persona que realiza la reserva.
• número de invitados y, en caso necesario, nombres
• propiedad, fecha de llegada y salida
• mensajes y solicitudes relacionadas con la reserva
• Datos sobre servicios adicionales, limpieza, entrega de llaves, registro en línea, comunicación con los huéspedes y otras operaciones prácticas.
• cualquier depósito, daño o datos de queja.

4.4 Datos relacionados con las reservas de actividades

• Nombre y datos de contacto de la persona que realiza la reserva.
• actividad o servicio reservado
• fecha/hora, número de participantes y otros datos relacionados con la reserva
• Comunicación con el cliente y cualquier cambio en los datos.

4.5 Datos relacionados con los servicios del propietario

• Nombre del propietario o persona de contacto
• datos de contacto
• datos sobre la propiedad
• datos de contratos, facturación y comisiones
• comunicaciones, datos relacionados con las solicitudes de servicio y otra información relacionada con la gestión de la cooperación.

4.6 Datos relacionados con la limpieza y otros servicios independientes

• Nombre y datos de contacto del cliente
• propiedad del servicio, tiempo y contenido
• comunicación relacionada con la prestación del servicio
• Datos de facturación y pago.

4.7 Datos legales de los viajeros

• Datos exigidos por ley y solicitados en la notificación al viajero.
• where applicable, traveller notification data concerning accompanying minor children
• cualquier dato relacionado con la verificación de identidad
• Datos de la firma en la notificación de viaje en papel.

4.8 Datos relacionados con las reseñas

• cualquier reseña mostrada en el sitio, estrellas, nombre de usuario, nombre o datos de perfil en la medida en que estén publicados en el sitio.

Nuestro sitio web utiliza el plugin WP Review Slider Pro para mostrar las reseñas de Airbnb. A través de este plugin, el sitio puede mostrar el nombre o apellido del autor de la reseña, su foto de perfil u otro avatar, sus iniciales, el texto de la reseña y la fecha de la misma, dependiendo de los datos que contenga la fuente original y de cómo se haya configurado el plugin en el sitio.

Donde se obtienen datos personales de

Principalmente obtenemos datos personales:

• directamente de usted a través del sitio web, formularios, contacto de WhatsApp, correo electrónico o teléfono
• en relación con una reserva de alojamiento
• de los sistemas que utilizamos, como Hospitable y Duve
• en relación con las reservas de actividades de Bókun
• de proveedores de servicios de pago, como Stripe
• de canales de reserva externos, como Booking.com y Airbnb, en la medida en que la reserva o la comunicación relacionada se nos transfiera.
• de los sistemas de reservas para limpieza y otros servicios, como Slotti, si el servicio se solicita a través de ellos
• de los propietarios o sus representantes cuando sea necesario para proporcionar alojamiento o servicios al propietario.

¿Para qué fines utilizamos los datos personales y en qué base jurídica?

Utilizamos los datos personales únicamente para fines predefinidos y solo cuando existe una base legal para su tratamiento conforme al Reglamento General de Protección de Datos.

6.1 Funcionalidad, seguridad y desarrollo del sitio web

Utilizamos datos personales para garantizar el funcionamiento técnico del sitio web, mantener la seguridad, prevenir abusos, desarrollar el servicio y realizar análisis.

Base jurídica: interés legítimo.

6.2 Procesamiento de contactos, comunicación por WhatsApp y solicitudes de cotización

Utilizamos los datos para responder a contactos, solicitudes de presupuesto y consultas relacionadas con los servicios para propietarios, y para procesar cualquier solicitud de servicio.

Base jurídica: medidas precontractuales cuando el contacto se refiere a una solicitud de presupuesto, reserva o servicio. Para otros contactos generales, la base jurídica es el interés legítimo del responsable del tratamiento en garantizar la comunicación con el cliente y la correcta gestión del servicio.

6.3 Procesamiento de reservas de alojamiento y comunicación con los huéspedes

Utilizamos los datos para recibir, gestionar, modificar y confirmar reservas de alojamiento, comunicarnos con los huéspedes, proporcionar instrucciones de llegada, entregar las llaves, coordinar la limpieza, ofrecer el alojamiento y brindar servicio al cliente antes, durante y después de la estancia. Podemos utilizar el servicio Duve para implementar el registro de entrada en línea, comunicarnos con los huéspedes, gestionar solicitudes de servicio, ofrecer servicios adicionales y otros servicios digitales para huéspedes, siempre que estas funciones estén disponibles.

Base jurídica: ejecución de un contrato y medidas precontractuales.

6.4 Dirigir las reservas de alojamiento a través de un enlace profundo de Hospitable

Nuestro sitio web utiliza una solución de reservas alojada relacionada con el servicio Hospitable. El cliente es redirigido a la página de reservas alojada de Hospitable para realizar una reserva. Por este motivo, los datos personales pueden ser procesados ​​tanto en los sistemas que utilizamos como en el entorno técnico de reservas de Hospitable. En relación con el cliente, Hygge Host Oy actúa como proveedor de alojamiento y de servicios para la reserva. Los pagos se reciben a través de la cuenta Stripe de Hygge Host Oy. Hospitable puede procesar, por ejemplo, datos relativos a la dirección IP, el navegador y el sistema operativo, así como cookies, para implementar el proceso de reserva. La política de privacidad de Hospitable se aplica al entorno técnico de reservas que proporciona, pero esto no exime a Hygge Host Oy de ser el responsable del tratamiento de los datos personales que procesa para sus propios fines, como la gestión de la reserva, la comunicación con el cliente, la prestación del alojamiento y la contabilidad.

Base jurídica: ejecución de un contrato y medidas precontractuales. En el caso de los datos del sistema necesarios para la implementación técnica de la reserva, la base jurídica es el interés legítimo del responsable del tratamiento.

6.5 Gestionar las reservas de actividades a través de Bókun

Nuestro sitio web puede redirigir a los usuarios a un proceso de reserva de actividades basado en Bókun. El vendedor de las actividades es un tercero. En este contexto, Hygge Host actúa como canal de marketing e intermediario, y no como el proveedor directo del servicio. Hygge Host puede recibir una comisión por la intermediación. En relación con la reserva de una actividad, Hygge Host, el sistema Bókun, el proveedor del servicio de pago y el proveedor directo del servicio pueden procesar datos personales en la medida necesaria para intermediar, procesar y cobrar la reserva, gestionar cambios o cancelaciones y brindar servicio al cliente.

Base jurídica: medidas precontractuales en la medida en que tramitamos la intermediación o el contacto solicitado por el usuario. Interés legítimo del responsable del tratamiento en la medida en que tratamos datos para llevar a cabo actividades de intermediación, gestionar comisiones y prestar nuestro propio servicio de atención al cliente.

6.6 Servicios del propietario, limpieza y otros servicios independientes

Utilizamos datos personales para proporcionar servicios de alojamiento y gestión a los propietarios, gestionar contratos, comunicarnos, procesar comisiones y costes, coordinar la limpieza y proporcionar servicios que se venden por separado, como los servicios de limpieza.

Base jurídica: contrato, medidas precontractuales y el interés legítimo del responsable del tratamiento en la correcta gestión de la relación contractual.

6.7 Pagos, facturación y contabilidad

Utilizamos datos personales para recibir pagos, conciliarlos, procesar reembolsos, facturar, administrar comisiones, mantener la contabilidad e investigar posibles abusos. Los datos de la tarjeta de pago y otros datos de pago se procesan en los sistemas de Stripe u otro proveedor de servicios de pago. Hygge Host no almacena los datos completos de la tarjeta de pago, pero recibe la información necesaria relacionada con la finalización del pago, el estado, los reembolsos, la facturación y la conciliación.

Base jurídica: cumplimiento de un contrato y obligación legal.

6.8 Notificaciones obligatorias para viajeros

We use data related to traveller notifications only for the purposes required by law. Hygge Host Oy acts as the accommodation operator in these situations. Under the Finnish Act on Accommodation and Food Service Activities, traveller notifications and traveller data must be retained for one year from the date the traveller notification is signed, after which they must be destroyed. If the data is entered into a traveller register, the traveller data in the register must be retained for one year from the date it was entered, after which it must be destroyed. Traveller notifications may be collected on paper or, where applicable, electronically through Duve. Paper forms are stored as standard practice in a security cabinet, and access to them is limited to persons who are entitled to access them based on their job duties. Data concerning foreign nationals is submitted, where necessary, to the relevant authority in the manner required by law. After the retention period ends, the forms are securely destroyed using a paper shredder in a locked space. Traveller notification data is not used for customer service or direct marketing.

Base jurídica: obligación legal.

6.9 Cookies y análisis

Utilizamos cookies y Google Analytics 4 en el sitio web para analizar su uso, recopilar estadísticas, desarrollar el servicio y comprender su funcionamiento. Google Analytics 4 puede procesar, por ejemplo, datos sobre la carga de páginas, las sesiones, la ubicación geográfica estimada y datos técnicos relacionados con el navegador y el dispositivo del usuario. Google Analytics 4 utiliza cookies propias en el sitio web para distinguir a los usuarios y las sesiones individualmente.

Base jurídica: consentimiento para cookies analíticas no esenciales. En la medida en que se traten datos personales en relación con funciones técnicamente necesarias, el tratamiento se basa en el interés legítimo del responsable del tratamiento en garantizar el funcionamiento técnico del sitio web.

6.10 Mostrar reseñas en el sitio web

Nuestro sitio web puede mostrar reseñas publicadas en Airbnb, o partes de ellas, a través de la solución WP Review Slider Pro. Las reseñas mostradas provienen de Airbnb. Según la configuración, las reseñas pueden mostrar, por ejemplo, el nombre o apellido del autor, su foto de perfil o avatar, el texto de la reseña y la fecha de publicación. La visualización de estos datos en el sitio web constituye un tratamiento de datos personales, en la medida en que dichos datos puedan identificarse como pertenecientes a una persona física.

Base jurídica: el interés legítimo del responsable del tratamiento en demostrar la calidad del servicio, la experiencia del cliente y la confianza.

Destinatarios y encargados del tratamiento de datos personales

Podemos divulgar o facilitar el acceso a datos personales a los siguientes destinatarios o grupos de procesadores en la medida necesaria para prestar servicios, gestionar el servicio al cliente, procesar pagos, mantener sistemas o cumplir con obligaciones legales:

• Hospitable
• Duve
• Bókun
• Stripe
• Slotti
• Google y Gmail / Espacio de trabajo de Google
• Google Analytics
• Joinchat
• WhatsApp / Meta en la medida en que la comunicación se realice a través de WhatsApp
• proveedores de servicios de contabilidad y administración financiera
• limpieza, entrega de llaves, mantenimiento y otros socios operativos en la medida en que sea necesario compartir datos para prestar el servicio.
• autoridades cuando así lo exija la ley.

No compartimos los datos de contacto ni otros datos personales de los huéspedes directamente con los propietarios. Si proporcionamos datos a los propietarios para informes, facturación o supervisión del servicio, estos se facilitan sin incluir información personal, salvo que exista una base legal y necesaria para su divulgación.

Transferencias de datos fuera de la UE/EEE

Los proveedores de servicios que utilizamos también pueden procesar datos personales fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, o bien utilizar subcontratistas ubicados en dichas zonas. Estos servicios pueden incluir, por ejemplo, Google Analytics 4, Google Workspace/Gmail, Stripe, Bókun, Duve, Joinchat, WhatsApp/Meta y Hospitable, en la medida en que la implementación técnica del proceso de reserva o del servicio digital para huéspedes así lo requiera.

En tales situaciones, nos aseguramos de que exista una base legal para la transferencia de datos personales de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otro mecanismo de salvaguarda aplicable.

Para obtener más información sobre los servicios utilizados y sus bases de transferencia, puede utilizar los datos de contacto que figuran en la sección 1.

Suministro obligatorio de datos

Algunos datos personales son necesarios para formalizar un contrato o prestar el servicio. Si no se facilitan dichos datos, es posible que no podamos aceptar la reserva, procesarla ni prestar el servicio. Los datos de notificación obligatoria para viajeros se recogen en la medida en que lo exige la ley y no se pueden retener cuando la ley lo requiera.

Períodos de retención de datos personales

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política o durante el período exigido por la ley. Los períodos de conservación o los criterios para determinarlos son los siguientes:

• Registro técnico del sitio web y datos de seguridad: 12 meses
• Contactos generales, mensajes de WhatsApp y solicitudes de presupuestos: 12 meses después de que el asunto haya sido procesado por completo.
• Clientes potenciales y negociaciones de venta: 24 meses desde el último contacto activo.
• Datos relacionados con contratos de propiedad: durante la vigencia del contrato y posteriormente durante un máximo de 6 años, siempre que los datos se incluyan en materiales contables, fiscales o documentos necesarios para la tramitación de reclamaciones legales.
• Datos relacionados con reservas de alojamiento, registro en línea, comunicación con los huéspedes y otros servicios digitales para huéspedes: 36 meses después de la finalización de la estancia, a menos que una reclamación abierta, un problema de daños o una obligación oficial requieran un período de conservación más prolongado.
• Datos relacionados con las reservas de actividades: 24 meses después de la prestación del servicio, salvo que la facturación, una reclamación o un litigio requieran un período de conservación más prolongado.
• Datos de reserva relacionados con la limpieza y otros servicios independientes: 24 meses después de la prestación del servicio, salvo que la facturación, una reclamación o un litigio requieran un período de conservación más prolongado.
• Datos de facturación y contabilidad: al menos seis años a partir del final del año en que finalizó el período financiero.
• Notificaciones y datos de viajeros: un año a partir de la fecha en que se firmó la notificación o se registró, tras lo cual los datos se destruyen.
• Las reseñas que se muestran en el sitio web se conservarán mientras permanezcan publicadas o hasta que se eliminen del mismo.

Los datos de notificación de los viajeros no se utilizan para el servicio al cliente ni para el marketing directo.

Derechos del interesado

Conforme a la legislación de protección de datos aplicable, usted tiene derecho a:

• recibir información sobre el tratamiento de sus datos personales
• acceder a los datos que le conciernen
• Solicitar corrección de datos inexactos
• solicitar la eliminación de datos en determinadas situaciones
• solicitar restricción del procesamiento en determinadas situaciones
• oponerse al procesamiento en determinadas situaciones
• transferir datos de un sistema a otro cuando se aplique el derecho
• podrá retirar su consentimiento en cualquier momento si el tratamiento de datos se basa en dicho consentimiento.

El alcance de estos derechos depende de la base sobre la que se procesan los datos. Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros en booking@hyggehost.fi.

Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control si considera que el tratamiento de sus datos personales infringe la legislación de protección de datos. En Finlandia, la autoridad de control es la Oficina del Defensor del Pueblo para la Protección de Datos.

Seguridad de datos

Protegemos los datos personales con medidas técnicas y organizativas adecuadas. Estas incluyen, por ejemplo, la gestión de derechos de acceso, contraseñas seguras, autenticación de dos factores para las cuentas de Google, autenticación multifactor en otros sistemas cuando sea posible, registro y monitorización, conexiones cifradas, limitación del tratamiento de datos personales únicamente al personal que lo necesite para el desempeño de sus funciones y control contractual de los proveedores de servicios. Las notificaciones en papel para viajeros se guardan en un lugar seguro y, una vez finalizado el periodo de conservación, se destruyen de forma segura.

Cookies

Este sitio web utiliza cookies y posiblemente otras tecnologías similares. Las cookies no esenciales y las tecnologías de análisis se activan únicamente cuando existe una base legal para ello. El uso, las finalidades, los periodos de conservación y la gestión de las cookies se describen con más detalle en una política de cookies independiente o en la configuración de cookies del sitio web.

Procesamiento excluido de esta política

Esta política de privacidad no se aplica a la posible videovigilancia en nuestras oficinas. Encontrará información específica sobre la videovigilancia en nuestras instalaciones y, cuando sea necesario, en un aviso de privacidad aparte.

Actualización de esta política de privacidad

Podemos actualizar esta política de privacidad, por ejemplo, cuando cambien los servicios, los sistemas, los modelos de contrato o la legislación. La versión actualizada se mantiene disponible en nuestro sitio web.